Wskazówki dotyczące skutecznej interakcji online

Podoba mi się to, czy nie, działamy w świecie wirtualnej komunikacji. Jasne, nadal prowadzimy rozmowy twarzą w twarz, ale rosnący odsetek naszych interakcji to Zoom, zespoły Microsoft, FaceTime, Slack i szereg innych narzędzi.

Takie narzędzia wyraźnie oferują zalety, z których nie najmniej to redukcje czasu i podróży. Ale jak każde dobre narzędzie, należy je dokładnie użyć.

Andrew Brodsky oferuje cenne wskazówki w Ping: Sekrety udanej komunikacji wirtualnej. Szkolony przez Harvard Brodsky jest wielokrotnie nagradzanym profesorem biznesowym na University of Texas w Austin. Zapewnia przydatne ramy do nawigacji wirtualnej komunikacji od wyboru trybu po kadrowanie wiadomości.

Używa ping jako akronimu reprezentującego „części” tego ramy:

• „P” oznacza perspektywę. Kiedy nie stoisz twarzą w twarz z inną osobą, często stajesz się bardziej ukierunkowany. W rezultacie na ogół nie jesteś tak uważny na to, jak twoje wiadomości będą postrzegane i jak inni mogą interpretować je inaczej niż ich zamierzone. Dokonując większego świadomego wysiłku, aby przyjąć perspektywę partnera interakcji, możesz znacząco zmniejszyć nieporozumienia.
• „Ja” oznacza inicjatywę. Każdy tryb komunikacji ma swoje mocne i słabe strony. Jednak zdając sobie sprawę, co to jest, możesz przejąć inicjatywę, aby „wypełnić” to, czego brakuje. Na przykład, ponieważ małe rozmowy i budowanie zaufania nie występują tak naturalnie nad tekstem, jak osobiście, staranie się zaangażować w tego rodzaju zachowanie wirtualnie może pomóc wzmocnić wyniki takie jak zaufanie.
• „N” oznacza niewerbalne. Mimo że siedzisz za komputerem, nadal przekazujesz sygnały niewerbalne, z których korzystają partnerzy interakcji do oceny komunikacji. Coś tak pozornie prostego, jak włączenie emoji (lub rozpoczęcie wiadomości e -mail bez pozdrowienia) przekazuje informacje, które będą kształtować perspektywy twoich wiadomości innych ludzi. W związku z tym zrozumienie badań wszystkich różnych zachowań niewerbalnych, które komunikujemy elektronicznie, ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że ​​twoje interakcje osiągną twoje cele.
• „G” oznacza cele. Aby wybrać odpowiedni tryb i przesłanie dla każdej sytuacji, pierwsze konieczne jest zdefiniowanie celów. Na przykład połączenia wideo z kamerami mogą być przydatne do pokazywania zaangażowania i budowania zaufania, ale połączenia wideo z kamerami są bardziej pomocne w zmniejszeniu zmęczenia i stresu. Stąd właściwy wybór w każdej interakcji będzie zależeć od twojego głównego celu.

Pandemia Covid wyraźnie przyspieszyła użycie powiększenia i innych narzędzi do komunikacji wirtualnej. Co Brodsky uważa zarówno za korzyści, jak i koszty tego trendu?

„Podobnie jak w przypadku każdej technologii komunikacji, korzystanie z narzędzi wideo, takich jak Zoom, istnieją mocne strony i słabe strony”, mówi. „Jeśli chodzi o mocne strony, komunikacja wideo zwiększyła łatwość, w której możemy bogato wchodzić w interakcje z ludźmi na całym świecie, czy to z domu, czy biura. Większe przyjęcie tych narzędzi zaoszczędziło ogromny czas i pieniądze ze względu na zmniejszoną potrzebę podróży. I oczywiście byli czynnikiem w tym, co sprawiło, że odległe i hybrydowe prace są tak skuteczne. ”

A co Brodsky postrzega jako wady? „Narzędzia wideo zmniejszają stopień zachowań niewerbalnych, ponieważ ogólnie widać ludzi tylko od ramion. Ponadto połączenia wideo-powiązane z osobistymi spotkaniami-łatwiej są rozpraszaniu ludzi. Ponieważ ludzie na spotkaniu nie mogą już dokładnie zobaczyć, co robią inni, łatwiej jest robić takie rzeczy, jak sprawdzić e -mail podczas spotkań. ”

W jaki sposób e -mail i inne narzędzia elektroniczne mogą stać się zlewami wydajności?

„Brodsky może być trudno pozostać produktywnym, gdy żonglujesz pozornie niekończącym się strumieniem wiadomości tekstowych, wiadomości błyskawicznych, e -maili, połączeń telefonicznych i spotkań wideo” – mówi Brodsky. „Jeśli nie jest starannie zarządzana, Twoja wirtualna komunikacja może przejąć i stać się zlewem wydajności”. Mówi, że sposobem na uniknięcie tego problemu polega na „poniesieniu” wirtualnej komunikacji w kilka ograniczonych okresach przez cały dzień pracy. „W ten sposób nie przegapisz żadnej ważnej komunikacji, jednocześnie mając długie odcinki, aby skupić się na głębokiej pracy”.

Brodsky mówi, że aby zwiększyć wydajność, czasami sensowne jest użycie wiadomości e -mail lub komunikatów błyskawicznych. Z drugiej strony wydajność można często zmaksymalizować za pomocą bogatszych sposobów komunikacji.

„Aby wybrać najbardziej produktywny tryb, to naprawdę zależy od kontekstu i twojego celu”, mówi. „Na przykład, jeśli chcesz zadać szefowi pytanie o szybkie wyjaśnienie, prawdopodobnie warto wysłać wiadomość błyskawiczną lub e -mail (zamiast poprosić o rozmowę telefoniczną lub spotkanie). W przeciwieństwie do tego, krótka rozmowa telefoniczna lub spotkanie może być bardziej skuteczne niż ciągły łańcuch e-mail, gdy wymagana jest wiele w przód. ”

Jak podkreśla były COO, Sheryl Sandberg, „przywódcy powinni dążyć do autentyczności nad perfekcją”. Co uważa Brodsky, co sugeruje, w jaki sposób liderzy powinni angażować się w wirtualną komunikację?

„Ponieważ często może się wydawać, że komunikujemy się z ekranem, a nie z rzeczywistą osobą, ważne jest, abyśmy wszyscy (w tym liderowie) wykazali autentyczność i wiarygodność w naszej wirtualnej komunikacji”, mówi. „To naprawdę wraca do dodania osobistych akcentów, które mogą zostać utracone w mnóstwie e -maili. Na przykład, zamiast ogłaszać znaczącą zmianę polityki za pośrednictwem poczty elektronicznej, lider może być korzystny, aby najpierw zainicjować kilka połączeń jeden na jednego z menedżerami, a następnie mieć wezwanie do reszty zespołu, aby poinformować ich o zmianach, a następnie zapraszać pracowników do wysyłania dowolnych pytań kontrolnych za pośrednictwem poczty elektronicznej. ”

Brodsky zwraca uwagę, że zaufanie jest jak Wi-Fi. To niewidoczne, ale wiesz, kiedy go tam nie ma. Korzystając z wirtualnych narzędzi komunikacyjnych, jakie są budy zaufania i jakie są budownicze zaufania?

„Próbując budować zaufanie z kimś nowym, często pomocne jest korzystanie z bogatszych trybów (np. Wideo), abyś mógł dodać więcej„ ludzkiego ”elementu do interakcji”, mówi. „Ponadto staranie się pokazać, że dbasz o drugą osobę, na przykład, zadając jej pytania o siebie, jest jeszcze ważniejsze praktycznie, ponieważ wysiłku i zaangażowania nie można tak łatwo zaobserwować zza ekranu”.

W czasach tak dużej presji w miejscu pracy, w jaki sposób ludzie możemy uniknąć wypalenia wśród całego tego wirtualnego przeciążenia komunikacji?

„Pozostały niezaznaczona, nasza wirtualna komunikacja może zatrzeć granice między pracą a domem i powodować wypalenie” – mówi Brodsky. „Jedną ze strategii walki z tym efektem jest odłożenie urządzeń do pracy i celowe zaangażowanie się w działania wolne od całkowitego rozłączenia. Ponadto stwierdzono, że wolontariat i spędzanie czasu w naturze są szczególnie przydatne do odłączania i ładowania. ”